Capitulo 27: Convenciones

Pues gente para este episodio tenemos mucho de que hablar y sentimos que con esto recuperamos parte de la atención a lo anime-friki que habíamos descuidado últimamente

Como parte de la continuación del tema anterior. En este capitulo hablamos un poco de la historia de las convenciones de anime en Chihuahua, donde tenemos mas experiencia, pero las anécdotas contadas se pueden aplicar a todo el país. Muchas gracias a nuestra invitada especial de esta emisión por su colaboración.

Para complementar este podcast dejo la nota de nuestra invitada Verónica Santos (AKA Marira) para que se den una idea de los fundamentos de esta emisión del Crapcast. En la cita pueden acceder a su perfil de FB para mas información. Esperamos sus comentarios como siempre

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Guía Práctica de como organizar eventos otaku en Chihuahua.

de Veronica Santos, el jueves, 13 de enero de 2011 a las 13:27

Hola hola, como están? Permítanme presentarme. Soy Verónica Santos, mejor conocida en la comunidad friki como Márira. Soy otaku y dibujante desde 1997, arquitecta titulada y actualmente estudiante de la licenciatura en artes visuales, mi verdadera pasión. Pero concentrémonos en el aspecto friki de mi vida.

En mis primeros años frikis siempre soñé con ir a una convención, cosa que no existió en Chihuahua, Chih hasta el año 2006, cuando se organizo la primera convención a gran escala en la ciudad. Anteriormente solo se habían organizado pequeño eventos.

Pero la convención del 2006 no se volvió a realizar, así que un grupo de compañeros frikis y su servidora se pusieron las pilas para integrar el Proyecto Sabaku y organizar Sabaku Party, un CONVIVIO para otakus que se quedaron esperando la convención. Fue ahí donde aprendimos (por las malas) que las buenas intensiones no bastan para organizar un evento y que el hacerlo de otakus para otakus si bien ayuda, los mismo otakus pueden tratar de hundirte.

Aunque debo decir que nuestro evento salió de maravilla y que dio paso a los eventos mas grandes de los cuales ahora disfrutamos en la ciudad n_n es una satisfacción después de todo.

Después de esta pequeña introducción histórica, comencemos con la guía básica:

0.- Primero que nada, Bienvenido al mundo de los adultos. Si estas dispuesto a dar el siguiente paso hacia la madurez, continua. Si no, es buen momento para pensarlo, ya que te enfrentaras a problemas y situaciones que nunca has manejado y pueden resultarte estresantes y desagradables.

1.- Las buenas intensiones no bastan, el dinero quizás: Primero que nada, tienes que ver de cuanto $$$ INMEDIATO dispones (aun no cuentes el dinero del boletaje ni lo que te pagaran los expos, eso no es dinero inmediato). Una vez conociendo tu limite económico puedes empezar o dejar de soñar.

2.- Sin lugar, no hay evento: Bien, conociendo tu limite económico puedes aspirar a que tu evento tenga cierta capacidad de personas y con ello saber que tipo de lugar requieres. Una vez que elijas el lugar, asegúrate de tener un CONTRATO POR ESCRITO en el que se especifica que tienes apartado el lugar para los días que será tu evento. Papelito habla, no importa que tipo de lugar sea.  Y por favor, toma en cuenta que no todos cuentan con automóvil propio, elige un lugar con varias rutas de autobuses y facilita a las personas un mapa de su ubicación una vez que empieces la difusión de tu evento (cosa que AUN NO DEBES HACER)

3.- Papi gobierno y sus permisos: Si, hay que entrar a la burocracia. Tienes que tener un permiso expedido por el gobierno municipal, para realizar tu evento. Es como en los XV años y bodas, es un evento social después de todo y si, CUESTA. Cuando autoricen y tengas tu permiso en mano, puedes pasar a Tesorería municipal a que sellen tus boletos. Ahí mismo te notificaran que el día del evento, unos recaudadores pasarán por el 10% en efectivo del boletaje vendido, porque, jeje, impuestos son impuestos (por eso te dije que no contaras del todo con el dinero de los boletos) Si no tienes el permiso y los boletos sellados… te expones a multas millonarias y quizás algo mas.

4.- Bien! Ya tienes $$$, lugar y permisos. Viene lo bueno: Empezar a planear actividades, comenzar a llamara a tus posibles invitados especiales y también a los expositores. Tanto expositores como invitados especiales te preguntaran todos los por menores del asunto, prepárate. Pero porque te interrogaran? Pues porque ellos van a invertir tiempo y dinero en tu evento =) tienen derecho a saberlo. Si tendrás invitados especiales foráneos comienza a reservar hoteles y  pasajes de avión que por cierto, también tu tienes que pagar (además de que los invitados pueden cobrarte por sus servicios como atracción del evento)

5.- Cuotas y demás: Se razonable con los precios que establecerás para expositores, dibujantes y público en general. Si tu evento es pequeño, no puedes cobrar sumas millonarias por una mesa de expositor. Toma como base otros eventos desarrollados en la ciudad. Y toma también en cuenta que tus expositores son parte de las atracciones del evento. Si vas a cobrar también por inscribirte a los concursos, toma en cuenta que los asistentes ya pagaron cierta cantidad para ingresar a tu evento.

6.- Wait… quien me ayuda? STAFF!!!: Si hasta este punto has estado haciendo todo solo, es un milagro si no te ha dolido la cabeza O_O. Necesitas un equipo de trabajo. 4 personas mínimo, 10 como máximo. Y muchos, muuuuchos compas dispuestos a ayudarte sin recibir nada a cambio. Como una persona no puede partirse en 10 para estar en muchos lugares al mismo tiempo, conviene que tu equipo de trabajo sean personas en quien confíes ciegamente y que estén dispuestos a no dejarte colgado. Delega responsabilidades o terminarás en el médico días antes del evento.

7.- Volviendo al evento… concursos!: Uno de los puntos fuertes de los eventos es el cosplay, y los cosplayers querrán concursas para demostrar sus habilidades. Organizar un buen concurso de cosplay no solo garantiza el éxito de tu evento, sino apoya a que el cosplay local crezca =) Asegúrate de ofrecer buenos premios a los concursantes. En este caso, si puedes contar con el dinero de las entradas. Prácticamente eso solventará todos los premios de todos los concursos.

8.- Mobiliario y otras pequeñeces: Reserva con tiempo mesas, sillas, equipo de sonido, tarimas, carpas (si es al aire libre) , cañones, etc etc que también son parte importante de tu evento. Sin sonido…puedes irte despidiendo de tu evento. Esto puedes solventarlo con lo que vayas cobrándole a los expositores y luego terminar de liquidarlo con parte del boletaje.

9.- Bien, es hora de dar a conocer tu evento! Ya que tienes todo asegurado. Pero OJO, la IMAGEN que des de tu evento lo es todo, sin importar lo que tengas en realidad. Lo ideal sería que un diseñador grafico te asesore para todo lo que es publicidad (carteles, mantas, pagina web, etc). Procura no solo manejarte por Facebook, un foro o hasta un blog pueden ser el cuartel general perfecto si los sabes manejar. Cuida tu ortografía, los errores le restan seriedad a tu evento.

Ahora que el publico sabe de tu evento, toma aire, muuucho aire, que comienza lo pesado: la gente se crea expectativas de tu evento y esas expectativas podrían asfixiarte si no te controlas. Se DIPLOMATICO, evita peleas, mantén la cabeza abierta a ideas y a criticas que nunca faltaran. Pero sobre todo: NO NOMBRES A TU EVENTO CONVENCIÓN SI NO LO ES. Una convención es un evento para mas de 2000 personas, con invitados foráneos y concursos bien estructurados con premios considerables. Es bueno y genial hacer eventos pequeños (que puedes llamarlos festivales, convivios, fiestas) lo que es malo es que las personas vayan desconociendo lo que la palabra convención implica en realidad. 

10.- Es el día de tu evento!!! Felicidades por haber llegado hasta aquí! Pero aun no puedes descansar, incluso puede que no lo disfrutes del todo. Los eventos se disfrutan de diferente forma desde la perspectiva del organizador, porque es seguro que andarás corriendo de un lado a otro, atendiendo por menores. No te desanimes! Y observa lo que has creado =) y la gente que lo disfruta por ti. Organizar un evento definitivamente no es tarea para personas egoístas, ya que tienes que pensar mas en lo que los demás quieren y necesitan que en lo que tu quieres y necesitas. Si quieres hacer un evento para ser popular… puedes intentarlo… pero no te garantizo que todo salga bien.

EXTRA: El after. Y no, no ese after. Luego de que tu evento se llevo a cabo, aun hay trabajo que hacer!!! Sobre todo si piensas repetirlo. Agradece al publico su asistencia, recibe sus comentarios, tanto buenos como malos, porque estos últimos son los que te ayudaran a mejorar. Se que es difícil aceptar las criticas, pero es parte de lo mencionado en el número 0 de esta lista.

SUPER EXTRA: Si despues de cubrir todos los gastos aun te quede dinero, NO TE LO GASTES! Guardarlo para el siguiente evento. Mencioné que hacer un evento no es un trabajo del cual vas a obtener ganancia? =P al menos no a corto plazo

Esta guía la he hecho de forma independiente en base a mi experiencia personal mayormente, aunque unas partes también las basé en experiencias ajenas (omitiré nombres). Para finalizar solo puedo decir que uno no experimenta en cabeza ajena. Hasta que yo tuve la oportunidad de organizar un evento me di cuenta de mis errores y caprichos anteriores. Si no se esta dispuesto a aceptar el reto completo de organizar un evento, lo mejor es permanecer a distancia y con la boca cerrada, para evitar herir gente que si esta trabajando.

Un saludo a todos, gracias si lo leyeron todo =) esto fue hecho CON LA MEJOR DE LAS INTENSIONES porque no se ustedes, pero a mi me gustaría que el ambiente friki en Chihuahua siga creciendo y que lo haga de la mejor forma posible, con eventos de calidad que fomenten la convivencia entre nosotros y que nos proyecten nacionalmente como una buena comunidad

byebye

PD.- No etiqueté a nadie para evitar malos entendidos =)

ANEXO:

Si es el primer evento que realizas, no esperes contar con patricinios, al menos no patrocinios grandes. Si los consigues sería genial! pero no cuentes con ellos como opcion #1. Conseguir patrocinios implica exponer tu evento y todo su potencial ante personas posiblemente ajenas al medio. Si te falta organización las empresas lo notarán al instante. Ojo, no es imposible, pero si requerirá tiempo.

ANEXO 2:

Tiempo óptimo para organizar un evento 4 a 6 meses si es un convivio, fiesta o festival. Si es una convención, 1 año como mìnimo.